Fatturazione b2b

Fatturazione B2B

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Cos’è la fattura?

La fattura è un “documento fiscale, obbligatorio, emesso da un soggetto fiscale, necessario per confermare l’avvenuta cessione di un bene o di una prestazione di servizio e altrettanto necessario per ottenere il diritto a riscuoterne il prezzo”. La fattura è dunque il documento amministrativo per eccellenza, il più importante, in grado di rappresentare nel tempo un’operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali (come la detrazione dell’IVA e le deducibilità del costo), civili (come le ingiunzioni di pagamento), penali e finanziari (come la gestione del credito e la riconciliazione della fattura).

L’operazione di emissione di una fattura prende il nome di fatturazione. La fatturazione è dunque intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura, in generale da parte del fornitore di beni/servizi, e si conclude generalmente con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente e che può prevedere, se richiesto dall’Agenzia delle Entrate, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali.


Che cos’è la fatturazione elettronica?

Con il termine di fatturazione elettronica ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, possibilità introdotta in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004, n. 52 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Il quadro legislativo di fatto regola diversi modelli di “fatturazione elettronica”, dalla semplice trasmissione elettronica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio.

La fatturazione elettronica risulta essere quel processo in cui una fattura elettronica – in formato digitale provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente – nasce, viene trasmessa e viene conservata sia dall’emittente che dal ricevente esclusivamente in formato elettronico. È evidente quindi che la fattura elettronica per essere tale deve garantire autenticità (grazie alla firma), integrità del contenuto e leggibilità ai fini della consultazione ed esibizione.

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La fatturazione elettronica PA

La Finanziaria 2008 ha stabilito che l’emissione di una fattura nei confronti delle Amministrazioni dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Il D.M. del 3 aprile 2013, n° 55, ha stabilito le regole per quanto riguarda le modalità di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne ha definito il formato XML (FatturaPA). In altre parole la FatturaPA è diventata la sola ed unica tipologia di fattura elettronica accettata dalle Pubbliche Amministrazioni. Dal 31 marzo 2015 tutti gli operatori economici che hanno un rapporto commerciale con le PA devono necessariamente emettere le proprie fatture in formato elettronico. Il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico che si occupa di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
  • effettuare controlli sui file ricevuti;
  • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio distingue tre tipologie di file: il file FatturaPA (XML), che può contenere una singola fattura o un lotto di fatture; file archivio, ossia un file zip contenente uno o più file FatturaPA; file messaggio, sempre in XML, che può essere una notifica di scarto, una ricevuta di consegna o una notifica di altro tipo. Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio dei controlli formali, necessari per garantirne il corretto inoltro al destinatario.


La fatturazione elettronica tra Privati

Il Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015 ha introdotto la possibilità di scambio delle fatture elettroniche tra privati attraverso il Sistema di Interscambio e mediante un processo e un formato (XML) simile a quelli previsti per la fatturazione elettronica verso la PA. Ufficialmente dal 1 luglio 2016 è stato attivato il sistema di fatturazione tra privati e dal 1 gennaio 2017 anche tramite lo SDI, risultando comunque solo facoltativa, al fine non solo di semplificare il fisco italiano ma anche di aumentare la tracciabilità delle operazioni, e quindi come strumento di lotta all’evasione fiscale dell’IVA e dell’elusione.

Come previsto dalla nuova Legge di Bilancio 2018 l’obbligo di fare fattura elettronica tra Privati sarà realizzato in tre fasi distinte:

1. Dal 1° luglio 2018 limitatamente alle operazioni relative alle cessioni di benzina, o gasolio per motori, e per le prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici;

2. Dal 1° settembre 2018 si vedrà l’obbligo di emissione fatture elettroniche tax free shopping, ossia per gli acquisti di beni del valore complessivo, al lordo dell’Iva, superiori a 155 euro destinati all’uso personale o familiare, da trasportare nei bagagli personali fuori del territorio doganale della UE;

3. Dal 1° gennaio 2019 si vedrà l’avvio dell’obbligo allargato a tutte le operazioni tra soggetti privati titolari di partita IVA, comunemente noto come B2B, e verso i consumatori finali, noto come B2C. Sempre nella stessa data ci sarà l’abolizione dello spesometro per quanto concerne la comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute. Le nuove disposizioni non si applicano ai soggetti che applicano il regime forfettario e quelli che continuano ad applicare il regime dei minimi che, pertanto, sono esonerati dal nuovo futuro obbligo.

Sul fronte delle sanzioni, in caso di emissione di fattura, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, con modalità diverse dal formato elettronico, la fattura verrà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA. Le sanzioni per omessa fattura elettronica tra privati saranno le seguenti:

  • sanzione dal 90 al 180% dell’imposta, partendo da un minimo di 500 euro;
  • sanzione fissa da 250 a 2.000 euro: se la violazione non ha avuto effetti sulla corretta liquidazione IVA.

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I benefici della fattura elettronica

Uno dei primi benefici ottenibili passando da un processo tradizionale (fattura cartacea) alla fatturazione elettronica, lo si evidenzia per quelle organizzazioni che producono/ricevono un volume di fatture superiore alle 3.000 all’anno: in termine numerico il beneficio si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. I tre punti principali che guidano questo beneficio sono:

  • i risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per attività di stampa e imbustamento;
  • il miglioramento della gestione di relazione con il cliente, sia in termini di tempo che di verifica dei processi di ricezione/pagamenti;
  • la gestione della conservazione digitale, che elimina totalmente i costi di gestione degli archivi cartacei.

I benefici sono riscontrabili anche per chi gestisce un numero inferiore di fatture/anno, con focus maggiore sui miglioramenti della componente legata al “fare la fattura”. Ad esempio, se pensiamo ai possibili scenari di un processo di fatturazione attiva, vediamo che i costi per singola fattura possono variare tra i 2 e i 4 euro a fattura, a fronte del costo molto contenuto della fattura emessa dalla piattaforma Agyo. Nello specifico vediamo che il costo del processo gestito in maniera tradizionale, comprensivo della manodopera dedicata, è così suddiviso:

  • fattura spedita a mezzo posta – tra 2,9 e 3,7 €/Fattura;
  • fattura consegna a mano – tra 2,6 e 3,5 €
  • Fattura; fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) – tra 1,8 e 2,4 €/Fattura.

Emerge chiaramente che oltre al valore economico evidente, il vero valore aggiunto della fatturazione elettronica è quello di poter stimolare le imprese ad emettere, ricevere e gestire documenti transazionali di business in formato elettronico elaborabile e creare così una vera cultura digitale nel nostro Paese.

La conservazione delle fatture elettroniche

La Legge di Bilancio 2018 nell’introdurre l’obbligo di legge con la modifica del Dlgs.127/2015, stabilisce anche che “Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”. I motivi principali che incidono sulla scelta da parte delle aziende, di effettuare o meno la conservazione digitale di un documento elettronico sono legati a leggi e norme dello Stato da una parte e legate ad esigenze gestionali dall’altra. All’interno di un’azienda è fondamentale tenere traccia di tutti i documenti fattura, sia perché essi sono il documento chiave per il rapporto commerciale con le controparti, sia perché sono i documenti che rappresentano i processi di approvvigionamento, produzione e vendita finale di un bene. La possibilità di avere una ricerca rapida e precisa dei documenti e la possibilità di effettuare controlli, collegamenti tra documenti è sicuramente un aspetto da non trascurare. Facendo un esempio concreto, se l’azienda dovesse ricercare una fattura partendo da un DDT o da un ordine o da un pagamento, senza un sistema di conservazione che integra anche la fattura, dovrebbe uscire dal suo gestionale, accedere al portale dell’Agenzia Entrate e ricercare la fattura con altri elementi inseriti a mano, con evidente perdita di tempo e costi aggiuntivi. È auspicabile che la conservazione digitale delle fatture rimanga in futuro tra le priorità gestionali delle aziende per migliorarne l’efficienza interna e la competitività nel mercato.

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